Pouca gente sabe, mas, no Biblivre, os registros bibliográficos são agrupados em bases de dados.
O propósito das bases de dados são facilitar o fluxo de trabalho do bibliotecário. Existem quatro diferentes bases de dados no Biblivre 5: Principal, Trabalho, Privativa e Lixeira.
Na figura a seguir é possível ver onde é possível selecionar a base de dados para catalogação.
Base principal
Quando um usuário qualquer acessa a tela de pesquisa bibliográfica (Pesquisa > Bibliográfica), sem saber, ele está pesquisando na base de dados principal. Quando o bibliotecário acessa a tela de catalogação bibliográfica (Catalogação > Bibliográfica) a base de dados selecionada por padrão também é a Principal.
Em resumo, a base de dados Principal é a base cujos registros são visíveis publicamente, mesmo para usuários não autenticados.
Base de trabalho
A base de trabalho é a base onde o bibliotecário pode trabalhar preparando os registros sem que o trabalho que ainda está em andamento esteja visível ao público. É como um espaço de "ensaio" antes da apresentação principal. Aqui também ficam os registros bibliográficos importados externamente pela busca distribuída, por exemplo.
Base Lixeira
A lixeira é a base de trabalho para onde vão os itens deletados tanto da base principal quanto da base de trabalho. É uma espécie de arquivo morto. Nenhum item da lixeira está disponível para o público.
É possível também deletar itens da lixeira. Mas uma vez que um item seja deletado da lixeira, ele não poderá ser mais recuperado. Então, evite deletar registros da lixeira.
Base privada/privativa
Esta base é similar à base de trabalho, mas com uma restrição ainda maior de acesso. O usuário administrador tem acesso a ela por padrão, mas é possível conceder acesso a ela para outros tipos de usuário. Apenas tipos de usuários com a permissão "Acesso à Base Privada" na seção "Catalogação" da tela de logins e permissões (Administração > Logins e Permissões) podem ter acesso à base privativa.
Conclusão
Agora você já sabe como utilizar as bases principais. Idealmente, o ciclo de vida dos registros deve ser trabalho/privativa → principal → lixeira. Itens devem ser criados na base de trabalho ou privativa e, só depois de prontos ou aprovados, vão para a base principal. De lá, ao terminar seu ciclo de vida (após um processo de desbaste da biblioteca, por exemplo) ele deve ser enviado para a lixeira.